Elena Méndez Díaz-Villabella es la fundadora y directora de la red enEvolución, una red pionera de expertos multidisciplinares (RH, estrategia, comunicación, diseño, datos, tecnología y creatividad) que desde 2006 trabaja conectando talento y aportando nuevas miradas y herramientas para ayudar a las empresas en la gestión y desarrollo del talento. Elena, una profesional con una carrera de más de 25 años en los que ha trabajado para consultoras de primer nivel como Hewlett Packard o Cap Gemini, entre otras. Y dirigiendo proyectos nacionales e internacionales para clientes en empresas del IBEX 35 y Fortune 500. Y que hoy ejerce como directora de enEvolución ayudando a profesionales, equipos y empresas a responder a los cambios y a los desafíos que necesitan para trabajar mejor y conseguir mejores resultados, ya sean cambios tecnológicos, organizativos o personales. Además de impartir clases en ENAE Business School en el Máster en Recursos Humanos.

Elena, nos ofrece las claves necesarias para enfrentarnos al teletrabajo y llevar a cabo reuniones eficaces desde casa. Como experta nos indica que las reuniones hay que prepararlas bien siempre, porque si no se convierten en agujeros negros de tiempo y energía y más cuando se realizan fuera de la oficina. Realizar reuniones en remoto puede suponer que los objetivos queden poco claros, que no se preparé lo suficiente, falta de puntualidad, personas que monopolizan la reunión, discusiones estériles o reuniones interminables que no sirven para nada.

“Cuando la gente se reúne en remoto las probabilidades de que las reuniones sean ineficaces aumentan exponencialmente. Es más fácil desconectar y para muchos equipos estas dinámicas son nuevas. Cuando se trabaja desde otro lugar que no es la oficina habitual, surgen muchas dudas y muchos retos: hay que decidir qué aplicaciones usar, tener una buena conexión en casa, encontrar el espacio adecuado, gestionar las interrupciones o distracciones, porque la familia y hasta las mascotas entran en escena o en mejor dicho en pantalla. No podemos resignarnos a seguir trabajando sin saber hacer buenas reuniones, tampoco cuando nos reunimos en remoto”, nos indica la directora de enEvolución.

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1. ¿Cómo planificar la reunión para que sea efectiva por parte de la empresa y del trabajador?

• Empieza haciendo “La prueba de la colada”: Si organizas una reunión en remoto, en la que los asistentes mientras asisten a la reunión, podrían tener su cámara desconectada y su micrófono silenciado, y mientras tanto podrían hacer su colada semanal…. ¡Eso no es una reunión! Es una conferencia o una sesión informativa que puede ser grabada y escuchada en cualquier momento.
• Simplifica, Clarifica y Planifica: ¡Menos es más! Decide si es realmente necesario tener una reunión, para qué, con quién, con qué estructura. Queremos vernos, hablar, consultar, tomar decisiones, pero muchas veces no es necesario tener una reunión o que participe mucha gente. No intentes resolverlo todo con una reunión, hazlo sólo si es necesario, con un objetivo claro y con la gente estrictamente necesaria. Intenta que sean menos de cinco o seis personas y graba la reunión para aquellos que no asistan y puedan estar involucrados.
• Simplifica el material que vayas a compartir antes y durante la reunión, especialmente las transparencias que vayas a utilizar. Comparte contenido realmente relevante.
• Planifica con tiempo: cuanto antes lo hagas, menos conflictos de tramos horarios y de agenda.
• Clarifica el objetivo de la reunión, comparte agenda, documentación necesaria, las personas que asistirán y con qué objetivo. Si en la reunión vas a clarificar temas, pregunta antes qué dudas y temas les interesan especialmente a los asistentes.

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2. Pautas a seguir para coordinar de manera adecuada una reunión online. 

• Prueba la tecnología: Conéctate cinco minutos antes. No pierdas tiempo, ni lo hagas perder a otros, solucionando durante la reunión los típicos problemas de conexión, vídeo o de micrófono.
• Siempre es importante la puntualidad, pero en remoto, incluso más: Pon alarmas y recordatorios. No agendes reunión tras reunión, deja al menos 10-15 minutos entre ellas para darte tiempo a desconectar y prepararte mentalmente y digitalmente para la siguiente.
• Online pero off: Pide amablemente que desconecten las notificaciones y recordar evitar otro tipo de actividades, como la lectura de emails, consultas al móvil o surfear internet.
• Acuerda el uso de la cámara y el “mute”: Siempre que se pueda, pide que los asistentes conecten sus cámaras. Todo es más fácil cuando nos vemos. Silencia el audio dependiendo de la situación. Si hay menos de cinco o seis personas, no haría falta silenciar.
• Arranque bien: Da la bienvenida, pregunta cómo está la gente e introduce objetivos e incluso a las personas que asisten, si éstas no se conocen.
• Céntrate y fluye: Recuerda el propósito de la reunión, reparte bien el tiempo para que la reunión fluya y alcance sus objetivos.
• Lo que bien empieza, bien acaba: cierra bien, clarifica dónde estamos, próximos pasos, plazos y responsables, si la situación lo requiere también por escrito. Lo mejor para mejorar una reunión es preguntarle a la gente que asiste cómo mejorarla. Pide feedback después de la reunión para saber lo que haces bien y aquello que tienes que modificar o mejorar.

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3. Duración estimada de la reunión para que sea efectiva.

Cuanto más breve mejor. Las reuniones exigen participación y atención. En las reuniones en remoto, además, se une la fatiga digital que provoca la atención a través de una pantalla.

El tiempo no debería de exceder de una hora, y si son 45 minutos máximo o incluso menos, mejor. Normalmente las actividades o reuniones se suelen agendar por horas, con lo que así no daría tiempo a descansar y prepararnos para la siguiente actividad o reunión.

4. ¿Qué es necesario para que las reuniones e intervenciones sean amenas y no ser monótonos?

En las reuniones en remoto es más fácil desconectar, así que debemos desarrollar actividades y planteamientos de reuniones que capten la atención y sean participativas.

• Minimiza el tiempo de presentación y maximiza el de conversación: Habla y deja hablar. Distribuye el tiempo y utiliza un tercio del tiempo para presentar y dos tercios del tiempo para debatir.
• Empieza preguntando: Después de la introducción arranca con una encuesta o una pregunta. Utiliza el formato de encuestas que te ofrezca la pataforma de videoconferencia (Teams, Zoom, Webex, Skype, GoToMeeting …) o usa alguna externa como Metimetter o Kahoot.
• Divide a las personas en grupos de trabajo: así se crea un clima más cercano, y a los participantes les resulta mas fácil hablar y participar.
• Otórgale una tarea a todo el mundo: Los asistentes están por algo y para algo, clarifícalo y además asigna pequeñas tareas. Puede ser tomar notas, liderar pequeños grupos, hacer resumen, el acta de la reunión.
• Estimula la participación: Además del micrófono y las encuestas, usa el chat, el botón de “raise your hand” o los whiteboard digitales que son herramientas colaborativas en las que los participantes pueden co-crear de forma simultanea y  fácil sus ideas, escribiendo o dibujando. Te permiten hacer lo mismo que harías con postit y las pizarras de siempre, pero ahora en digital: Jamboard, Microsft WhiteBoard, Miro o Mural son algunas de ellas.
• Chequea según avanzas lo que se está entendiendo, haz que los asistentes también puedan formular preguntas, comprueba también al final que se llevan y cómo están.

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5. ¿Qué papel juega la inteligencia emocional en este tipo de reuniones?

Las herramientas digitales son necesarias, pero no suficientes, si no las sabemos usar con las habilidades adecuadas. El mundo digital amplifica lo bueno y lo malo. Si no sabes organizar reuniones, en remoto se nota muchísimo más.

Hay que gestionar bien los egos, empezando por el nuestro. Saber hacer buenas preguntas, saber escuchar y dejar espacio para los silencios. Repartir bien la participación y saber leer también en la pantalla el lenguaje no verbal o gestionar los desacuerdos.

6. ¿Cómo orientar que el trabajo en remoto fluya, se trabaje en equipo y haya buen ambiente?

Trabajar en remoto, es algo más que trabajar desde casa con un ordenador y tener reuniones a distancia. Una buena gestión en remoto implica trabajar 4 pilares:

1) Herramientas y Reglas: Asegurar, que tenemos las herramientas adecuadas y fáciles; y además establecer reglas, alianzas y normas para usarlas adecuadamente, sabiendo cuándo, cómo y para qué.

2) Espacio y Rutinas: Cuando trabajamos en remoto, se difuminan dos referencias importantes: el horario y el lugar de trabajo. ¿Cómo trabajar cuando la “oficina” es ahora una mesa de la cocina desordenada y además hay que cuidar unos padres mayores o al hijo de cinco años que no ha podido ir al colegio? En este nuevo escenario, en la ecuación entran las circunstancias personales y diseñar nuevas rutinas y espacios que sean productivos, estimulantes y sostenibles en el tiempo.

3) Confianza y Relaciones: Hay que estimular las relaciones productivas y de confianza para que podamos trabajar juntos a distancia de forma flexible y conciliadora. Las buenas relaciones son la base de una buena colaboración. La confianza se construye desde la responsabilidad y el empoderamiento. Hay que “centrar” la tarea que se pide, “soltar” para dejar hacer y luego pedir “responsabilidad” sobre lo que se ha hecho.

4) Incertidumbre y Resiliencia: Nuestra capacidad de adaptarnos dependerá de nuestra capacidad de resistir física, mental, tecnológica y organizativamente. Hay que trabajar con los equipos con realismo, comunicando con claridad y veracidad, dando sentido a los retos que se platean y desarrollar una alta capacidad para improvisar ante los cambios.

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7. Errores que no se deben cometer.

El más importante, es plantear una reunión en remoto como si fuese una reunión presencial. Hemos visto que tienen cosas en comunes, pero hay muchos otros temas que son específicos de las reuniones en remoto para captar la atención e involucrar a los asistentes.

Otro error importante, es el “No tener Plan B”: el éxito de las reuniones en remoto depende mucho más que en las reuniones presenciales, de factores externos, técnicos y digitales (conexión internet, cámara, micrófono, software, batería…) así que especialmente si la reunión es importante, evita entrar en pánico a última hora y ten un plan B. ¿Podríamos organizar por una llamada? ¿Con otra aplicación? ¿Otro dispositivo? ¿Qué pasa si nos quedamos sin internet? ¿Qué se puede hacer y decir?

8. Recomendación herramientas útiles para tener buenas reuniones.

Como hemos visto, las plataformas para hacer videoconferencia nos ofrecen muchos servicios integrados muy útiles.

Recomiendo especialmente los servicios o aplicaciones que nos ayudan a hacer más participativas las reuniones: encuestas, “raise your hand”, whiteboard digitales o breakrooms para hacer grupos de trabajo.

También debemos Integrar las plataformas de videoconferencia con las aplicaciones que usamos en la organización para la gestión de proyectos y tareas (Trello, Project, Monday, Asana…), documentos (OneDrive, Google Drive, Dropbox…) o comunicación interna (Workday o Slack).

Hay muchos servicios más específicos como Boardie.io en el que puedes encontrar plantillas para recoger ideas según el tipo de reunión: de estrategia y planificación, generación de ideas, reuniones agile, sprints entre otras; o Krisp que es una aplicación que nos ayuda a anular ruidos externos.